OBSŁUGA W RAMACH ZARZĄDU

  • dokonanie rejestracji Wspólnoty (REGON, NIP, rachunek bankowy),
  • przygotowanie umów na dostawy (wody, prądu, gazu, wywozu nieczystości, konserwacji, sprzątania, ochrony, przeglądów technicznych),
  • przygotowanie umów ubezpieczenia budynku,
  • negocjowanie pakietów dodatkowych, np. ubezpieczenia mieszkań,
  • regulowanie należności nieruchomości, w zakresie ustalonym przez Radę Osiedla/Zarząd,
  • przygotowanie zebrań Wspólnoty,
  • opracowanie wieloletniego planu zarządzania nieruchomością wspólną zgodnie z preferencjami właścicieli:
    • plan zachowawczy – utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym,
    • plan rozwojowy – powiększanie wartości nieruchomości,
    • plan pozyskiwania pożytków



ADMINISTROWANIE

  • udział w procesie przejęcia nieruchomości od developera lub dotychczasowego zarządcy,
  • wyszukiwanie firm świadczących usługi związane z utrzymaniem nieruchomości oraz negocjowanie cen i warunków umów,
  • kontrola i nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości pomieszczeń oraz terenów wspólnych nieruchomości,
  • kontrola i nadzór nad pracą firm odpowiedzialnych za konserwacje instalacji technicznych w budynku,
  • kontrola i nadzór nad innymi usługami związanymi z funkcjonowaniem nieruchomości – np. ochrona,
  • dokonywanie odczytów liczników lub nadzór nad wykonywaniem odczytów liczników przez podmioty zewnętrzne, w okresach wynikających z terminów rozliczeń mediów,
  • nadzór nad terminowym zlecaniem kontroli technicznych, okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących ich wyposażenie techniczne zgodnie z wymaganiami Prawa Budowlanego,
  • sporządzenie regulaminów oraz instrukcji obsługi lokalu,
  • pełnienie funkcji komunikacyjnej pomiędzy firmami zewnętrznymi a właścicielami i użytkownikami nieruchomości,
  • prowadzenie biura Administracji (korespondencja z mieszkańcami, odbieranie telefonów, maili),
  • prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przez przepisy Prawa Budowlanego,
  • zgłaszanie usterek części wspólnych developerowi,
  • kontrola i nadzór nad usuwaniem awarii i ich skutków,
  • kontrola i nadzór nad odbiorem prac remontowych i modernizacyjnych,
  • wykonywanie podjętych uchwał przez właścicieli nieruchomości,
  • bieżące monitorowanie ogólnego stanu technicznego nieruchomości,
  • kontakt telefoniczny 24h na dobę z administratorem oraz internetowa obsługa mieszkańców,
  • przygotowanie, zwoływanie i obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej,
  • prowadzenie i bieżąca aktualizacja wykazu właścicieli lokali,
  • przygotowywanie raportów dla Zarządu lub Rady Osiedla,
  • wydawanie zaświadczeń właścicielom lokali



OBSŁUGA PRAWNA – Kancelaria Prawna Grupy Alfa

  • reprezentacja Wspólnoty przed sądami i organami egzekucyjnymi w przypadku, gdy Wspólnota zostaje pozwana,
  • przygotowanie umów na dostawy mediów i usług,
  • opracowywanie uchwał i innych aktów normatywnych Wspólnoty (regulaminów, itp.)



OBSŁUGA KSIĘGOWA – Kancelaria Podatkowa Grupy Alfa

  • otwarcie rachunku bankowego Wspólnoty i dokonywanie rozliczeń poprzez ten rachunek,
  • prowadzenie rozliczeń z dostawcami mediów i usług,
  • prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
  • pobieranie od właścicieli opłat z tytułu zaliczek i wpłat za media,
  • pobieranie dochodów z pożytków,
  • windykacja należności,
  • dla Wspólnot Mieszkaniowych zapewniamy internetowy dostęp do indywidualnych kont właścicieli lokali, gdzie można 24h na dobę sprawdzić naliczenia, wpłaty i rozliczenia, przeczytać ważne informacje zamieszczone przez zarządcę/administratora,
  • przygotowywanie projektów planu gospodarczego,
  • przygotowywanie miesięcznych sprawozdań finansowych,
  • sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych,
  • wystawianie w imieniu developera zawiadomień/faktur dla lokali przekazanych od chwili przejęcia do czasu podpisania aktu notarialnego,
  • rozliczanie się z Urzędem Skarbowym i składanie deklaracji



OBSŁUGA TECHNICZNA NIERUCHOMOŚCI

  • prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym Książki Obiektu Budowlanego, zgodnie z wymogami Prawa Budowlanego,
  • zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie,
  • zlecanie i kontrola bieżących napraw i konserwacji budynku,
  • kontrola nad usuwaniem awarii i ich skutków,
  • przygotowywanie planów remontowych,
  • nadzór nad pracą firm wykonujących remonty i modernizacje oraz odbiór tych prac,
  • wyszukiwanie wykonawców robót budowlanych



ADMINISTROWANIE W IMIENIU I NA RZECZ DEVELOPERA

  • przygotowanie dla Developera modelu zarządzania nieruchomością,
  • czynny udział w odbiorach części wspólnej nieruchomości oraz przeglądach,
  • założenie i prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego,
  • monitorowanie pracy usługodawców związanych z funkcjonowaniem nieruchomości,
  • kontrola czystości i utrzymywanie w należytym stanie części wspólnych, pomieszczeń i terenów służących do wspólnego użytku właścicieli lokali,
  • kontrola pracy firm odpowiedzialnych za konserwację urządzeń technicznych,
  • podejmowanie działań interwencyjnych związanych z usuwaniem awarii i ich skutków,
  • dyżury administratora na terenie nieruchomości,
  • wizytacje nieruchomości według potrzeb,
  • analizowanie i doradztwo w zakresie kosztów dotyczących nieruchomości oraz sugerowanie działań optymalizacyjnych,
  • wyszukiwanie firm świadczących usługi oraz negocjowanie cen i warunków umów,
  • przyjmowanie zgłoszeń dotyczących wad i usterek w lokalach jak i częściach wspólnych oraz przekazywanie ich Developerowi/Wykonawcy,
  • nadzór nad procesem zgłaszania i usuwania usterek/wad,
  • monitoring terminowego usuwania usterek przez wykonawców,
  • rozliczenie użytkowników lokali mediów (cw, zw, zw, co) za okres od dnia protokolarnego przejęcia lokalu do dnia powstania Wspólnoty Mieszkaniowej i przekazanie danych Developerowi,
  • opisywanie, weryfikacja faktur dotyczących nieruchomości i przekazywanie ich do siedziby Zleceniodawcy,
  • ubezpieczanie nieruchomości wspólnej na preferencyjnych warunkach wynegocjowanych specjalnie dla nieruchomości zarządzanych przez naszą firmę



POWOŁANIE WSPÓLNOTY

  • wystąpienie o nadanie NIP, REGON w terminie jednego dnia roboczego od dnia powstania Wspólnoty Mieszkaniowej,
  • założenie konta bankowego dla Wspólnoty Mieszkaniowej,
  • przygotowanie uchwał, regulaminów i statutów,
  • rejestracja Wspólnoty